AI cho Công việc · Bài 15 · Nâng cao
Xây bộ template prompt dùng chung cho cả đội theo bộ phận
🎯 Mục tiêu
Đội nhóm dùng AI đồng nhất, không ai phải viết lại prompt từ đầu, tiết kiệm thời gian onboarding người mới.
🧠 Khái niệm cốt lõi
Template prompt là câu lệnh AI viết sẵn cho tình huống lặp lại. Thay vì mỗi người tự viết từ đầu, cả đội dùng chung một bộ template đã tối ưu — giống mẫu email công ty, ai cũng dùng chỉ thay nội dung.
🛠 Làm thử ngay
- Liệt kê 10 tình huống dùng AI thường nhất trong bộ phận.
- Viết 1 template prompt cho mỗi tình huống, có [placeholder] cho thông tin thay đổi.
- Tạo file Google Docs hoặc Notion chia sẻ với cả đội.
- Hướng dẫn đồng nghiệp: copy template → thay placeholder → dán vào AI.
- Cập nhật bộ template mỗi tháng khi có tình huống mới.
💬 Prompt mẫu
"Tạo bộ 8 template prompt dùng chung cho đội sales/kho/kế toán công ty phân phối hàng hóa: viết email xác nhận đơn, báo giá đại lý, thông báo giao hàng chậm, biên bản kiểm kê, nhắc công nợ lịch sự, báo cáo sự cố hàng hóa, kế hoạch tuần, tóm tắt họp. Mỗi template có [placeholder] rõ ràng."
✅ Bài tập áp dụng
Tạo file template prompt cho bộ phận mình với ít nhất 5 template. Gửi cho 2 đồng nghiệp dùng thử và xin phản hồi.
⚠️ Lưu ý / sai lầm thường gặp
Template quá cứng nhắc không phù hợp mọi tình huống — luôn để chỗ cho người dùng thêm thông tin đặc thù.