AI cho Công việc · Bài 5 · Cơ bản
Dùng AI trả lời câu hỏi thường gặp từ khách và nội bộ
🎯 Mục tiêu
Rút ngắn thời gian trả lời câu hỏi lặp từ khách hàng và đồng nghiệp từ 5 phút xuống dưới 1 phút.
🧠 Khái niệm cốt lõi
Nhiều câu hỏi trong công ty phân phối lặp đi lặp lại: hàng về bao giờ, chiết khấu bao nhiêu, tồn kho còn không. AI giúp soạn câu trả lời chuẩn từ thông tin bạn cung cấp, không cần gõ lại từ đầu mỗi lần.
🛠 Làm thử ngay
- Liệt kê 10 câu hỏi hay được hỏi nhất trong ngày làm việc.
- Yêu cầu AI viết câu trả lời mẫu cho từng câu.
- Lưu thành file FAQ nội bộ (Google Docs hoặc Word).
- Khi nhận câu hỏi mới: tìm trong FAQ → copy → gửi (sửa tên nếu cần).
- Câu hỏi mới không có trong FAQ: hỏi AI ngay, sau đó bổ sung vào file.
💬 Prompt mẫu
"Tôi làm admin/sales tại công ty phân phối hàng hóa. Hãy viết câu trả lời chuẩn cho 5 câu hỏi thường gặp: (1) Đơn hàng bao giờ giao? (2) Sản phẩm X còn hàng không? (3) Chính sách đổi trả thế nào? (4) Chiết khấu đại lý mấy phần trăm? (5) Thanh toán chuyển khoản vào số nào? Ngắn gọn, thân thiện."
✅ Bài tập áp dụng
Tạo file FAQ với ít nhất 10 câu hỏi thường gặp kèm câu trả lời AI đã giúp soạn.
⚠️ Lưu ý / sai lầm thường gặp
Không copy-paste câu trả lời AI mà không điền thông tin thật của công ty (số tài khoản, tên sản phẩm cụ thể...).